Для любой современной компании наличие структурированного архива — не роскошь, а необходимость. Бумажные склады, бесконечные полки с папками и поиски нужного документа в течение часов — всё это уходит в прошлое с внедрением электронного архива на базе 1С:Документооборот.
Система 1С:Документооборот предоставляет полноценный инструментарий для создания, ведения и контроля электронного архива, соответствующего требованиям законодательства РФ. Все документы могут храниться в электронном виде с соблюдением юридической значимости при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП), что позволяет отказаться от дублирующего бумажного хранения.
Основные функции электронного архива в 1С:
- Каталогизация по видам документов, контрагентам, проектам, задачам;
- Индексация и поиск по реквизитам, содержимому, дате, номеру и др.;
- Настройка прав доступа (по ролям, отделам, индивидуально);
- Сроки хранения, архивирование и автоматическое уведомление о сроке уничтожения;
- Связь документов с задачами, бизнес-процессами, встречами, контрагентами;
- Интеграция с ЭДО (операторы Диадок, СБИС и др.) и 1С:Бухгалтерия, 1С:УПП и другими продуктами.
Хранение в электронном виде упрощает работу с документами на всех этапах. От сканирования входящих документов с последующим распознаванием (OCR) до архивирования подписанных договоров. Всё это реализуется в рамках единой системы, доступной с любого устройства — при наличии доступа и соответствующих прав.
Также предусмотрено резервное копирование данных, защита от несанкционированного доступа и журналирование всех действий. Вы всегда знаете, кто и когда просматривал документ, скачивал его, изменял, отправлял и т.д. Это важно как для внутренней безопасности, так и для прохождения внешнего аудита.
Особое внимание уделено юридической значимости: все действия подписываются КЭП, а сами документы соответствуют требованиям ФНС, ФЗ-63 «Об электронной подписи» и стандартам ГОСТ. Это позволяет при необходимости предоставлять документы в контролирующие органы в цифровом формате.
Что получает бизнес:
- Экономию пространства — отказ от бумажных архивов;
- Упрощённый доступ к документам — за секунды по фильтрам;
- Защиту и структурность — никаких потерь и забытых документов;
- Юридическую силу — без дублирующей печатной копии;
- Снижение затрат на канцелярские нужды, архивариусов и хранение.
Вывод:
Цифровой архив на базе 1С:Документооборот — это технологичное, надёжное и юридически выверенное решение, которое позволяет бизнесу перейти в эру полностью цифрового документооборота без ущерба безопасности и соответствия требованиям регуляторов.